أ- مواصفات مركز المعلومات:

ينبغي أن يخضع اختيار مكان مركز المعلومات وتصميمه لعدة اعتبارات، أهمها:

· ما يتعلق بوظيفة المركز: يجب أن يكون قريبًا مكانيًّا من الجهة التي تحتاج إليه في المؤسسة (غرفة التحرير في الصحيفة، والإعداد في القنوات والمحطات) لتوفير وقت المتعاملين معه وجهدهم.

· العوامل التقنية للموقع: أن يكون مناسبًا للأجهزة الموجودة فيه، من حيث: الحجم، وتصميم المكان، وتهويته، وتعدد أجهزته.. وتأمين كل ذلك (وجود أجهزة حساسة، مثل: الميكروفيلم وأجهزة قراءته والاحتفاظ به- شاشات حساسة، وأجهزة كمبيوتر).

· مراعاة تنظيم الأثاثات والأجهزة، ومساحات القراءة دون معوقات أو تزاحم: وقد يكون التعامل مع المستفيدين من خلال طاولة خاصة (كاونتر) موصولة بصالة مراجعة.

· تُنظَّم حجرات المركز بما يحقق إمكانية الإشراف عليها بفاعلية، وخاصة المداخل والمخارج؛ لضمان الأمن والصيانة.

· مراعاة وجود أماكن لتخزين المواد، لا سيما التي تتوسع أفقيًّا، كالمواد المطبوعة (صحف، ومجلات، وكتب، ومراجع..).

· كفاية الإضاءة وحسن توزيعها، وتوفير التهوية، وتحقيق شروط السلامة، والنظافة.

· التزوُّد بأجهزة الاتصال الداخلية والخارجية.