يقدم الكشاف الإجابة السريعة والدقيقة عن: متى نُشِر هذا الخبر؟ وأين؟، أو عن الموضوع، كما يفيد في تتبع ما نُشِر في موضوع معين، أو ما كتبه كاتب معين. وتتضح أهمية الكشافات في وقتنا الحاضر؛ حيث إنها تعمل على تحليل مصادر المعلومات بما ييسر سبل الإفادة من المعلومات بسرعة ودقة وبأقل جهد ممكن، وإذا كانت مصادر المعلومات تُعَد كنوز العصر؛ لما تتضمنه من درر المعلومات، فإن الكشافات تعد مفاتيح الوصول إلى مكنون هذا المكنوز، وهي حلقة الاتصال الضرورية بين مصادر المعلومات وهؤلاء الذين يرغبون في الحصول على المعلومات الدقيقة منها.
ويقدم الكشاف إرشادًا أو دليلًا للمواد التي قد يرغب المستفيد في استرجاعها أو تلك التي لا يعرف بوجودها. وإذا كانت الكشافات تتميز بالسرعة والحداثة والانتظام في مواكبة الإنتاج الفكري فإنها تُعَد من أهم الأدوات التي تساعد في متابعة البحوث والدراسات الجارية ذات القيمة للباحثين.
والكشافات تُرتَّب وفق خطة معينة، فقد تكون مُصنَّفة، وقد تكون تحت رؤوس موضوعات هجائية، وقد تسلك الترتيب الموضوعي، ثم تحت الموضوع نجد المقالات مرتبة هجائيًّا، ولكننا في الكشاف لا نجد المقالة ذاتها، وإنما تخبرنا الكشافات عن وجود تلك المقالة في مجلة ما أو صحيفة ما، إلا أن بعض الكشافات تورد بضع أسطر عن تلك المقالة.
ويقوم الكشاف بتحليل محتويات الدوريات تحت موضوعاتها الدقيقة، وتحت أسماء كتابها في الكشافات، مع إعطاء قليل من المعلومات الببليوجرافية: كعنوان المقالة، ورمز الدورية، وتاريخ النشر، والصفحات.. وقد يصحب ذلك ملخصًا دقيقًا لمحتويات المقالة (المستخلصات).