كفاءة الاتصال:

يتميز الاتصال ذو الكفاءة العالية بمجموعة من الخصائص هي: السرعة، والتغذية الراجعة، والتسجيل، والكثافة، والرسمية، والتكلفة. وسوف نتناول هذه الخصائص بمزيد من التوضيح فيما يلي[1]:

1- السرعة: إن مدى السرعة أو البطء في نقل المعلومات يعود إلى الوسيلة المستخدمة، فعند مقارنة الهاتف بالخطاب يتبين أن الأول أسرع بكثير من الثاني. وهناك بعدٌ آخر للسرعة؛ وهو وصول المعلومات في الوقت المناسب؛ حيث تفقد المعلومات قيمتها إن لم تنتقل أو تصل في وقت اتخاذ القرار أو الحاجة إلى التصرف.

2- التغذية الراجعة: تساعد الوسائل الشفهية على الحصول على تغذية راجعة من أطراف الاتصال، وإتمام عملية الاتصال بنجاح، أما الوسائل المكتوبة -كالخطاب والمذكرات والتقارير- فهي بطيئة، ويتأخر فيها تقديم تغذية راجعة إلى أطراف الاتصال.

3- التسجيل: يمكن أن تحفظ بعض وسائل الاتصال في سجلات ورقية أو ملفات إلكترونية، ويفيد هذا في إمكانية الرجوع إليها لمتابعة التقدم في إنجاز الموضوعات محل الاتصال، أما الوسائل الشفهية فيصعب تسجيلها والاحتفاظ الرسمي بها.

4- الكثافة: تتميز بعض الوسائل بأنها قادرة على تقديم معلومات كثيفة مثل الخطابات والتقارير، وهذا يساعد في عرض المعلومات المعقدة، التي تتطلب مزيدًا من الإسهاب والتفصيل. وبصفة عامة: كلما كانت المعلوماتُ كثيفة ومفصلة كان أفضل.

5- الرسمية: تستخدم المخاطبات الرسمية في موضوعات الاتصال الرسمية، مثل: الترقية أو النقل وغيرها، أما الاتصالات الداخلية بين العاملين والأقسام فقد نحتاج فيها إلى وسائل اتصال أقل رسمية؛ مثل المذكرات الداخلية والبريد الإلكتروني والاتصال الهاتفي.

6- التكلفة: كلما كانت وسيلة الاتصال غير مكلفة، كان ذلك أفضل، وتشمل التكلفة: الأدوات المكتبية، والأجهزة الحاسوبية، والطباعة، والبريد، والهاتف، وتكاليف الإرسال والاستقبال، وحفظ البيانات والوثائق وأرشفتها. والتكلفة عنصر نسبي؛ إذ نقول: إنها تكلفة مناسبة مقارنة بالعوائد المحققة منها.

ويعرض الجدول أدناه مقارنة بين أنواع وسائل الاتصال من حيث عناصر كفاءة الاتصال[2]:

من وجهة نظرك: أي أنواع وسائل الاتصال ترفع كفاءة الاتصال ؟