رابعًا: اتخاذ الإجراءات التصحيحية
في ضوء نتائج مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المخطط له في الخطوة السابقة: إذا كان الأداء الفعلي يتوافق مع مستوى الأداء المطلوب، أو كان ضمن حدود التفاوت المسموح بها؛ فتستمر عملية الرقابة، ويمكن أن تستخدم الإدارةُ أداة دافعة لتشجيع الأفراد المعنيين بالنشاط للاستمرار في عملهم الناجح. أما إذا كان الاختلاف بين الأداء الفعلي والمستويات المعيارية كبيرًا، ويتجاوز الحد المسموح به، فعندها ينبغي إخبار الإدارة المعنية بالنشاط عن هذا الانحراف، وضرورة اتخـاذ اجراء تصحيحي مناسب[1]. وعـادة ما تنشأ الانحرافات لأسباب؛ من أبرزها ما يلي:
1- عدم ملاءمة المعيار، فقد يكون أكثر أو أقل مما يجب، ما يتسبب في وجود الانحراف السلبي أو الإيجابي في أثناء التنفيذ. والعلاج هنا يجب أن ينصب على إعادة النظر في المعيار.
2- ضعف أداء العاملين، فقد يكون الضعف عائدًا إلى انخفاض في مستوى مهارات العاملين، أو عدم اهتمامهم بالعمل بما يكفي. وقد تتطلب الحالة الأولى التدريب والتأهيل على رأس العمل، وتحتاج الحالة الثانية نوعًا من خلق الدافعية ومعالجة المشكلات الشخصية للعاملين.
3- وجود أسباب لا علاقة لها بالعاملين أو المعيار، مثل: انقطاع في مصادر التوريد، أو نشوء كساد اقتصادي عام. والعلاج هنا يجب أن يتركز على إزالة الظروف الناشئة إن أمكن، أو احتوائها، أو التكيف معها.
هل يمكنك التفكير في أسباب أخرى قد تؤدي لوجود انحرافات عن الخطط الموضوعة والأهداف المرسومة من قِبَل الإدارة؟
ويوضح الشكل أدناه مخططًا لخطوات عملية الرقابة[2]:
