تتعامل الوحدات الوظيفية في المنظمات الإدارية مع حجمٍ هائل من البيانات والمعلومات التي تساعدها في القيام بمهامها الوظيفية، ولا مبالغة في القول بأن نجاح العملية الإدارية يتوقف على قدرة المنظمة على جمع وترتيب وتنظيم واستثمار البيانات والمعلومات الداخلية والخارجية[1].
وترتكز العديد من الوظائف الإدارية في المنظمة على دعم نظم المعلومات، ويمكننا إبرازُ هذا الدور والأهمية فيما يلي:
1- وظيفة التخطيط: ترتكز وظيفة التخطيط على جمع البيانات المتعلقة بالماضي والحاضر والمستقبل، واستخدامها في وضع خطة تتناسب مع إمكانات وظروف المنظمة. وتقوم نظم المعلومات بتوفير هذه البيانات المبوبة بشكلٍ تصبح فيه قابلة للاستخدام.
2- وظيفة التنظيم: تقوم وظيفة التنظيم على تنسيق وضبط الأنشطة المختلفة في المنظمة باعتمادها شكلًا تنظيميًّا ملائمًا. وتؤدي نظم المعلومات دورها في ربط هذه الوحدات والإدارات مع بعضها عبر شبكة معقدة باستخدام أنظمة حاسوبية ووسائل اتصال حديثة تسهم في فاعلية التنسيق بين مختلف المستويات الإدارية.
3- وظيفة صناعة واتخاذ القرارات: تقوم صناعة القرار السليم على استخدام البيانات والمعلومات الصحيحة المصنفة المتوفرة في الوقت الملائم. وتعمل نظم المعلومات على تزويد أصحاب القرار بهذه المعلومات.
4- وظيفة القيادة: تساعد نظم المعلومات الفعالة القائد الإداري في متابعة المهام والأنشطة للمستويات الإدارية المختلفة في المنظمة.
5- وظيفة الرقابة: تساعد نظم المعلومات في تنفيذ العملية الرقابية من خلال إمدادها بالمعلومات الأولية والنهائية (المخطط والفعلي).