ويتضمن الدليل التنظيمي في ثناياه مجموعة من العناصر الرئيسة، ومن أبرزها:
1- مقدمة عن المنظمة: وفي هذا الجزء من الدليل يُعرَّف بطبيعة عمل المنظمة، وشكلها القانوني، ومجلس إدارتها، ورؤيتها ورسالتها، وأهدافها الإستراتيجية، والسياسات والإجراءات والقواعد الحاكمة لعمل المنظمة.
2- فلسفة تصميم الهيكل التنظيمي: يتحدث هذا القسم من الدليل عن الهيكل التنظيمي والممارسات والأنشطة التنظيمية، ومسوِّغات بناء الهيكل التنظيمي بصورته الحالية، والعناصر الرئيسة المؤثرة فيه، وآليات الاتصال والتنسيق بين مختلِف الوحدات. ويتحدث القسم أيضًا عن حدود السلطات والصلاحيات الممنوحة إلى رؤساء الوحدات الإدارية، وآليات التفويض والمساءلة، وتشكيل المجالس واللجان، وعقد الاجتماعات، وتقديم التقارير الدورية.
3- المصطلحات المستخدمة في الدليل: يشرح هذا القسم التعريفات لمختلف المصطلحات المستخدمة في الدليل التنظيمي، وتسميات الوحدات واللجان التنظيمية، وما يرتبط بها من مسميات وظيفية لشاغلي الوظائف.
4- خرائط التنظيم: تُعرض الهياكل التنظيمية الخاصة بالمنظمة بشيءٍ من التفصيل؛ بدءًا من عرض الخريطة الكلية للمنظمة، ثم عرض باقي الخرائط التفصيلية لكل جزء من أجزاء المنظمة.
5- وصف الاختصاصات: يُعرض الاختصاصات لكل وحدة تنظيمية، وبيان المهام والواجبات التي تضطلعُ وتقوم بها كلُّ وحدة تنظيمية، كما يشار إلى مؤشرات الأداء ومعايير الإنجاز التي يمكن استخدامُها للرقابة على حسن قيام كل وحدة بهذه المهام والواجبات.
6- جدول الصلاحيات: يستعرض الدليل في هذا القسم السلطات والصلاحيات التي يتمتع بها منصبٌ معين أو وحدة تنظيمية معينة، ويحدد هذا القسم ما يتمتع به شاغلُ المنصب من حقوق وواجبات، ويحدد أيضًا علاقاته مع باقي المستويات الإدارية العليا أو الدنيا في المنظمة.
7- قائمة الوظائف والعدد المعياري لها: تُعرض قائمة أو عدة قوائم تشمل المسميات الوظيفية المعتمدة في كل وحدة من الوحدات التنظيمية، بالإضافة إلى العدد المعياري للعاملين في كل وظيفة.
8- بطاقات الوصف الوظيفي: يقدم هذا القسم بيانًا شاملًا لبطاقات الوصف الوظيفي، وهي تمثل التعبير الكتابي والرسمي لتصميم الوظائف من حيث الهدفُ من الوظيفة، ومهام الوظيفة وواجباتها، ومواصفات شاغل الوظيفة، وظروف العمل، ومؤشرات أداء الوظيفة، والاتصالات والعلاقات الداخلية للوظيفة.
9- قواعد استخدام الدليل التنظيمي: ويشمل الجزء الأخير من الدليل قواعده، ومنها: مَن يستخدم الدليل، وكيفية استخدام رسوم الهيكل التنظيمي، وصلاحيات استخدام وتعديل الدليل، وإجراءات تعديل الدليل.
هل اطلعت على الدليل التنظيمي الخاص بمنظمتك؟
إذا كانت الإجابة ( لا ) فيرجى وضعُ تصور عن كيفية مساعدة المنظمة لبناء دليل خاص بها؟
إذا كانت الإجابة ( نعم ) فيرجى تقويم سهولة التعامل مع الدليل وفهمه؟